Impressum und DSGVO: Was braucht die Website einer kleinen Firma?

Mit einer eigenen Website gewinnst du Kunden. Sie bringt aber auch ein paar Pflichten mit. Die zwei wichtigsten sind das Impressum und die Datenschutzerklärung. Beides ist schnell erledigt, wenn du weißt, was hineingehört. Hier liest du, was für die Website einer kleinen Firma gilt und wo die häufigsten Fehler passieren. Wichtig vorab: Dieser Text gibt dir einen Überblick aus unserer täglichen Arbeit. Er ist keine Rechtsberatung und ersetzt nicht die Prüfung im Einzelfall.

Wer braucht ein Impressum?

Jede Website, mit der du für deinen Betrieb wirbst oder Geld verdienst, braucht ein Impressum. Das steht in § 5 des Digitale-Dienste-Gesetzes (DDG). Dieses Gesetz hat 2024 das frühere Telemediengesetz abgelöst. Steht in deinem Impressum noch „Angaben gemäß § 5 TMG“, ist die Überschrift veraltet und sollte angepasst werden.

Das Impressum muss leicht zu finden und von jeder Seite aus erreichbar sein. Üblich ist ein Link ganz unten auf der Seite, der auch so heißt. Die Pflicht gilt übrigens nicht nur für die Website. Auch ein geschäftliches Profil bei Facebook oder Instagram braucht ein Impressum oder einen klar benannten Link dorthin.

Was gehört ins Impressum?

Welche Angaben nötig sind, hängt von deiner Rechtsform und deinem Beruf ab. Diese Punkte gehören fast immer dazu:

• Dein vollständiger Name oder der Name der Firma mit Rechtsform. Bei einer GmbH oder UG gehört auch dazu, wer sie vertritt.
• Eine Anschrift, an der dich Post erreicht. Ein Postfach reicht nicht.
• Eine E-Mail-Adresse und ein zweiter schneller Weg, dich zu erreichen, in der Regel die Telefonnummer.
• Das Register und die Registernummer, falls dein Betrieb im Handelsregister steht.
• Die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, falls du eine hast. Die gewöhnliche Steuernummer wird nicht verlangt.
• Bei Berufen mit Zulassung, zum Beispiel einem Handwerk mit Meisterpflicht: die zuständige Kammer und die Berufsbezeichnung. Braucht dein Betrieb eine behördliche Erlaubnis, gehört auch die Aufsichtsbehörde hinein.

Die häufigsten Fehler sehen wir immer wieder: Das Impressum fehlt ganz, es nennt nur eine E-Mail-Adresse ohne Anschrift, oder es steht noch die alte Adresse vom letzten Umzug darin. Prüf dein Impressum deshalb immer dann, wenn sich im Betrieb etwas ändert: neue Anschrift, neue Rechtsform, neue Telefonnummer.

Wann brauchst du eine Datenschutzerklärung?

Praktisch immer. Schon beim Aufruf deiner Seite wird die IP-Adresse des Besuchers verarbeitet, weil der Server sie braucht, um die Seite auszuliefern. Kommt ein Kontaktformular dazu, landen Name, E-Mail-Adresse und Nachricht bei dir. Das alles sind personenbezogene Daten, und für die gilt die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO).

Die Datenschutzerklärung sagt deinen Besuchern in verständlichen Worten, was mit ihren Daten passiert. Dazu gehören diese Angaben:

• Wer verantwortlich ist und wie man dich erreicht.
• Welche Daten erhoben werden, wofür und auf welcher Rechtsgrundlage.
• Welche Dienste eingebunden sind und wer Daten erhält, zum Beispiel der Anbieter, bei dem die Website liegt.
• Wie lange die Daten gespeichert werden.
• Welche Rechte Besucher haben: Auskunft, Berichtigung, Löschung, Widerspruch und Beschwerde bei der Aufsichtsbehörde.

Wichtig ist, dass die Erklärung zu deiner Website passt. Ein Text, der einen Dienst beschreibt, den du gar nicht nutzt, ist genauso falsch wie ein Text, in dem ein eingebundener Dienst fehlt. Kommt später eine Karte, ein Video oder eine Terminbuchung dazu, muss die Erklärung mitwachsen.

Schriften, Karten und Videos: Wo liegen die häufigsten Fehler?

Die meisten Probleme entstehen durch Dienste, die im Hintergrund Daten an andere Firmen schicken, ohne dass der Besucher davon weiß. Diese vier Fälle sehen wir am häufigsten:

• Schriften, die von den Servern von Google geladen werden. Dabei geht die IP-Adresse jedes Besuchers an Google. Das Landgericht München hat 2022 einem Besucher deshalb Schadensersatz zugesprochen. Die Lösung ist einfach: Die Schriften werden auf dem eigenen Server gespeichert.
• Karten von Google Maps oder Videos von YouTube, die sofort mitladen. Sauber ist es, wenn die Karte oder das Video erst nach einem Klick des Besuchers geladen wird.
• Ein Kontaktformular ohne Hinweis auf die Datenschutzerklärung oder ohne verschlüsselte Übertragung.
• Dienste zur Auswertung der Besucher oder für Werbung, die schon laufen, bevor jemand zugestimmt hat.

Brauchst du ein Cookie-Banner?

Nicht jede Website braucht eines. Entscheidend ist, was deine Seite auf dem Gerät des Besuchers speichert oder ausliest. Ist das für den Betrieb der Seite unbedingt nötig, brauchst du dafür keine Einwilligung. Für alles andere schon. Das betrifft vor allem Dienste, die Besucher auswerten, Werbung messen oder Inhalte anderer Anbieter einbinden.

Eine schlanke Seite ohne solche Dienste kommt deshalb oft ohne Banner aus. Das ist für deine Besucher angenehmer, und du hast eine Fehlerquelle weniger. Nutzt du ein Banner, muss es eine echte Wahl lassen: Ablehnen sollte so einfach sein wie Zustimmen, und vor der Zustimmung darf nichts geladen werden.

Was gilt für Fotos auf deiner Website?

Fotos sind ein eigenes Thema, das oft vergessen wird. Du darfst nur Bilder zeigen, an denen du die Rechte hast. Das sind eigene Aufnahmen oder Bilder, für die du eine Lizenz hast. Ein Foto aus der Bildersuche von Google gehört nicht dazu.

Sind Menschen zu erkennen, brauchst du in der Regel ihre Einwilligung. Das gilt für Mitarbeiter genauso wie für Kunden. Hol dir die Zustimmung am besten schriftlich. Auch bei Fotos von Baustellen lohnt sich ein kurzer Blick: Sind Hausnummer, Kennzeichen oder das Grundstück des Kunden klar zu erkennen, frag vorher nach.

Was tun, wenn eine Abmahnung kommt?

Fehler im Impressum oder beim Datenschutz können abgemahnt werden, zum Beispiel von Mitbewerbern oder Verbänden. Auch ein Bußgeld der Behörde ist möglich. Kommt ein solches Schreiben, gilt: nicht ignorieren, aber auch nichts ungeprüft unterschreiben. Die Fristen sind kurz. Lass das Schreiben von einem Anwalt prüfen. Bist du Mitglied einer Handwerkskammer oder einer Innung, bekommst du dort oft eine erste Einschätzung.

Wie lösen wir das bei unseren Websites?

Bei jeder Website, die wir bauen, legen wir Impressum und Datenschutzerklärung mit an. Grundlage sind allgemein verfügbare Vorlagen und die Angaben, die du uns zu deinem Betrieb gibst. Schriften speichern wir auf dem eigenen Server. Karten und Videos laden erst, wenn dein Besucher darauf klickt. Dienste, die eine Einwilligung brauchen, bauen wir nur ein, wenn du sie wirklich nutzt.

Zu jeder Website gehört bei uns die monatliche Betreuung. Ändern sich die Regeln, passen wir Impressum und Datenschutzerklärung an. Ändert sich bei dir etwas, zum Beispiel die Anschrift, schreibst du uns kurz, und wir tragen es ein. Eine Rechtsberatung ist das nicht. Für die Richtigkeit deiner Angaben und für besondere Fälle in deiner Branche bleibt die Prüfung durch einen Anwalt der sichere Weg.